Rekisteriseloste
Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä
Suomen Elokuva- ja mediatyöntekijät SET ry
Y-tunnus: 0809058-1
Säästöpankinranta 2, 00530 Helsinki

Rekisteriasioista vastaavat henkilöt:
SET ry pj. Matleena Kuusela sekä varapj. Katri Saukonpää
Sihteeri Laura Honkanen
Email: hallitus@setry.fi

Rekisterin nimi:
Set ry – Yhdistyksen rekisteri

Rekisterin pitämisen peruste:
Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
Tietosuojalaki 2018/1050

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus – rekisterin käyttötarkoitus:
Yhdistys käyttää rekisterissä olevia henkilötietoja yhdistyksen jäsenluettelon ylläpitämiseen.
Tämän lisäksi rekisteriä käytetään yhdistyksen viestintään ja tiedottamiseen, yhdistyksen järjestämän toiminnan tiedotus- ja markkinointitarkoituksiin (koulutukset, tapahtumat sekä niissä esiintyminen ja niihin osallistuminen) sekä jäsenetujen ja jäsenyyteen liittyvien palveluiden tiedottamiseen. Yhdistys voi käsitellä henkilötietoja myös edunvalvonta-, jäsenpalvelu- sekä
muiden tutkimus- ja jäsenkyselytarkoituksien puitteissa. Henkilökunnan henkilötietoja käsitellään työsuhteeseen liittyvien määräysten ja lakien mukaisesti.

Kenen tietoja rekisterissä käsitellään?
• Yhdistyksen jäsenet
• Potentiaaliset jäsenet
• Verkkolehden tilaajat
• Yhdistyksen verkkosivun kävijät
• Palveluntoimittajat
• Sidosryhmät
• Henkilökunta

Rekisterin tietosisältö
Henkilötiedoilla tarkoitetaan sellaisia tietoja, joista henkilö on tunnistettavissa.
Yhdistys käsittelee rekisteröidystä seuraavia henkilötietoja:
Perustiedot kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tehtävänimike ja organisaatio.
Lisäksi: yhdistyksen jäsenyyteen liittyvät tiedot: syntymäaika, jäsenyyden kesto sekä jäsenlaji.
Lisäksi: suoramarkkinointiin liittyvät luvat- ja kiellot, uutiskirjeiden tilaukset; verkkosivuston käytöstä syntyvät tiedot.

Tietojen saanti:
Yhdistys saa tiedot ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään yhdistykseen liittymisen yhteydessä tai yhdistyksen toimintaan liittyvän työsuhteen yhteydessä. Tietoja saadaan myös verkkosivuston kautta rekisteröidyn tilatessa esimerkiksi jäsenkirjeen tai verkkolehden. Lisäksi tietoja saadaan jäsenkyselyihin ja yhdistyksen tapahtumiin osallistumisen yhteydessä. Yhdistys merkitsee
annetut tiedot rekisteriin sellaisina kuin ne on saatu ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa yhdistykselle.

Yhdistyksen käsittelemiä rekisteritietoja säilytetään Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen (ETA) sisäpuolelle mahdollisimman kattavasti. Yhdistyksen käyttämät palveluntarjoajat voivat sijaita myös EU/ETA:n ulkopuolella (kuten liittyen Google, Microsoft, MailChimp). Yhdistyksen siirtäessä henkilötietoja EU/ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan riittävän tason mukaiset suojatoimenpiteet.

Yhdistys ei luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Rekisterin suojaus sekä käyttöoikeus:
Sähköisesti tallennetut tiedot: Palvelimella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
Pääsy tietoihin: Rekisteritietoihin on pääsy vain valtuutetuilla SET ry:n toimihenkilöillä, kuten puheenjohtaja, sihteeri, varapuheenjohtaja ja päätoimittaja (rajoitettu tiedotuskäyttö). Lisäksi rekisterin käyttöoikeus on kattojärjestöllä (Suomen Journalistiliitto) sekä palveluntarjoajilla kuten kirjanpitäjä sekä tilintarkastaja.

Ammattiyhdistyksen jäsenyyteen kuuluvia tietoja säilytetään kattojärjestön (Suomen Journalistiliitto) laajemmassa rekisterissä. Lisätietoja:
https://journalistiliitto.fi/fi/jasenyys/tietosuojaseloste/

Rekisterin tietojen käsittelyaika:
Tietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Yhdistyksen jäsenten kohdalla tämä tarkoittaa jäsenyyden voimassaoloaikaa.
Henkilökunnan tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen erityislaeissa säädetyllä tavalla, esimerkiksi palkkakirjanpitoa 10 vuotta.
Lisähuomio: Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki.
Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Henkilötietoja voidaan säilyttää joissakin tilanteissa tätä pidempään. Yhdistys säilyttää 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat.
Kaikki yhdistyksen itse tuottama, yhdistyksen toimintaan liittyvä aineisto säilytetään pysyvästi. Tällaista aineistoa ovat mm. pöytäkirjat, toimintakertomukset ja toimintasuunnitelmat.

Rekisteröidyn oikeudet:
• Rekisteröity voi tarkistaa yhdistyksen tallentamat henkilötiedot.
• Jos tiedoissa on virheellisyyksiä tai puutteita, rekisteröröidyllä on oikeus pyytää yhdistystä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.
• Poisto-oikeus: Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista jos hän katsoo ettei tietojen käsittely ei ole tarpeen yhdistyksen tehtävien kannalta. Tällöin yhdistys käsittelee pyynnön, jonka jälkeen tieto joko poistetaan tai rekisteröidylle ilmoitetaan syy, miksei tietoa voida poistaa.
• Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole tietosuojalainsäädännön mukaista.
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyn oikeuksien tarkistuspyynnöt:
Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriyhteyshenkilölle.